Kendala tersebut seperti kesulitan untuk menelusuri apakah surat tersebut sudah dikirim apakah sudah diarsipkan dan kesulitan untuk mencari arsip surat, apakah masih tersedia atau tidak.

"Dengan menggunakan aplikasi ini akan memberikan manfaat yang bisa dirasakan nantinya, misalnya sistem pengarsipan menjadi lebih hemat, waktu yang digunakan juga bisa lebih singkat, penelusuran berkas-berkas bisa semangkin cepat, dan disamping itu juga ada efisiensi dari anggaran,” imbuhnya.

Aplikasi ini rencananya mulai digunakan awal 2019. "Aplikasi tata naskah elektronik berbagi pakai ini juga bakal menjadi satu sayarat mutlak dalam penilaian SPBE nantinya. Untuk itu akan memberikan bimbingan teknis penggunaan aplikasi ini diawal 2019. Rencananya akan kita coba secara bertahap dan berharap ini diinisiasi dan dilaksanakan oleh semua SKPD. Ke depan setelah acara sosialisasi ini diawal 2019 kita akan melaksankan bimtek ke semua SKPD,” jelasnya.

Saat ini pihaknya mulai mensosialisasikan aplikasi yang bisa memberikan manfaat dalam proses administrasi pemerintahan guna mempercepat komunikasi internal.

“SiMAYA ini aplikasi yang digunakan untuk komunikasi internal. Jadi disposisi, surat menyurat internal terutama dari pimpinan daerah kepada semua staf di pemerintahan daerah bisa tercatat dengan rapi secara elektronik, bisa diakses dimana saja dan bisa digunakan kapan saja, sehingga tidak ada lagi antrian bahkan dokumen hilang dan lainnya. Pokoknya akan lebih cepat, efektif dan efisien,” jelasnya.

Kemudian bila ditinjau dari sisi anggaran dengan digunakannya aplikasi ini juga akan memberikan efisiensi anggaran.

“Tidak perlu lagi meng-copy di kertas, bisa langsung menggunakan SiMAYA dan secara elektronik bisa diterima oleh penerima tanpa harus nge-print, tanpa harus menghabiskan biaya kertas, tinta printer dan sebagainya,” tuturnya.

Rody menjelaskan aplikasi SiMAYA ini juga sudah digunakan oleh beberapa kementerian, lembaga, pemerintah provinsi dan pemerintah daerah/kota di seluruh Indonesia.

“Saat ini kita sudah wajib menggunakan aplikasi itu terkait dengan perpres tersebut. Berdasarkan informasi dari Kementerian Kominfo, SiMAYA sudah dipakai sekitar 300 lebih di kementerian/lembaga, pemerintah provinsi dan pemerintah daerah/kota di seluruh Indonesia dengan lebih dari 30 ribu user," tegasnya. (YUDA/B-6)